OPINI Kebijakan: Kebutuhan SOP Sekretaris DPRD

Artikel ini mengajukan pertanyaan tentang mengapa Sekretaris DPRD memerlukan Standard Operating Procedures (SOP)? Diawali dari analisa hukum normatif, ketentuan dalam Pasal 19 ayat (1) UU No. 5/2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) menyatakan bahwa Jabatan Pimpinan Tinggi terdiri atas jabatan pimpinan tinggi utama, jabatan pimpinan tinggi madya dan jabatan pimpinan tinggi pratama. 

Penjelasan Pasal 19 ayat (1) huruf c UU No. 5/2014 tentang ASN memberikan uraian tentang posisi Sekretaris DPRD sebagai jabatan pimpinan tinggi pratama, sebagaimana dikutip berikut ini:

Yang dimaksud dengan ”jabatan pimpinan tinggi pratama” direktur, kepala biro, asisten deputi, sekretaris direktorat jenderal, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris kepala badan, kepala pusat, inspektur, kepala balai besar, asisten sekretariat daerah provinsi, sekretaris daerah kabupaten/kota, kepala dinas/kepala badan provinsi, sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, dan jabatan lain yang setara.

Dalam konteks demikian Sekretaris DPRD sebagai jabatan tinggi pratama berfungsi untuk memimpin dan memotivasi setiap pegawai ASN pada instansi Sekretariat DPRD melalui kepeloporan dalam bidang keahlian profesional, analisis dan rekomendasi kebijakan dan kepemimpinan manajemen. 

Selain itu, Sekretaris DPRD yang terkategori sebagai jabatan tinggi pratama berfungsi pula dalam pengembangan kerjasama dengan instansi lain dan memberikan keteladanan dalam mengamalkan nilai dasar ASN serta melaksanakan kode etik dan kode perilaku ASN.

Fungsi yang diemban oleh Sekretaris DPRD dalam UU ASN mencerminkan suatu citra baru bagi organisasi Sekretariat DPRD bahwa Sekretariat DPRD perlu segera berbenah diri dalam meningkatkan kinerja organisasi yang profesional dalam memberikan layanan publik, khususnya layanan publik yang ditujukan pada pelaksanaan fungsi legislasi, pengganggaran dan pengawasan dari DPRD. Kehendak untuk pembenahan diri tersebut memiliki relevansi dengan Perpres No. 81/2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025 yang mencita-citakan birokrasi Indonesia mencapai derajat/klas birokrasi dunia pada tahun 2025.

Salah satu strategi dalam pencapaian agenda Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025 adalah manajemen pemerintahan yang sekurang-kurangnya memenuhi prinsip-prinsip manajemen, seperti layaknya terdapat dalam ISO 9001:2008. Nilai kegunaan dari adaptasi prinsip-prinsip manajemen ISO 9001:2008 adalah Sekretariat DPRD mempunyai kejelasan dalam prosedur yang ditempuh ketika DPRD melaksanakan fungsi legislasi, fungsi penganggaran dan fungsi pengawasan.

Setiap hasil pelaksanaan ketiga fungsi utama DPRD tersebut dapat ditelusuri kembali prosesnya oleh lingkungan internal organisasi (ASN Sekretariat DPRD), anggota DPRD dan publik di kabupaten Bekasi. Dengan mempertimbangkan titik tekan manajemen pemerintahan daerah pada bagian “proses” yang akuntabel, pelaksanaan fungsi DPRD perlu didukung oleh segenap ASN (Aparatur Sipil Negara) di lingkungan  Sekretariat DPRD melalui penyusunan dan penerapan Standard Operating Procedures (SOP).

Dokumen Standard Operating Procedures (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

Manfaat Standard Operating Procedures dalam lingkup penyelenggaraan administrasi pemerintahan meliputi antara lain:

1. sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya.
2. mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.   
3. meeningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.
4. membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehlngga akan mengurangl keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
5. meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
6. menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
7. memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.
8. menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu dan prosedur.
9. memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
10. memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai.
11. memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
12. sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan.
13. menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.
14. membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.
15. membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.

SOP melingkupi seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan termasuk pemberian pelayanan baik pelayanan Internal maupun eksternal organisasi pemerintah yang dilaksanakan oleh unit-unit organisasi pemerintahan.

Siklus penyusunan SOP meliputi persiapan, penilaian kebutuhan SOP, pengembangan SOP, penerapan SOP, pemantauan dan evaluasi SOP. Format terbaik SOP adalah suatu format yang dapat memberikan wadah dan mentransmisikan informasi yang dibutuhkan secara tepat dan memfasilitasi implementasi SOP secara konsisten. Format SOP dapat berbentuk langkah sederhana (simple steps), tahapan berurutan (hierarchical steps), grafik dan diagram alir.

Penyusunan SOP yang tepat mutu dan tepat waktu perlu dilakukan melalui persiapan sebagai berikut:

1. membentuk tim dan kelengkapannya
2. penilaian kebutuhan (rencana tindak)
3. pengembangan SOP melalui teknik pengumpulan informasi (FGD, wawancara, brainstorming, survey, benchmark, telaah dokumen) dan analisis dan pemilihan alternatif.
4. Penulisan SOP
5. Pengujian dan kaji ulang (review) SOP
6. Integrasi SOP dalam manajemen pemerintahan melalui pelatihan dan supervisi
7. Pemantauan dan evaluasi penerapan SOP

Meskipun SOP merupakan bagian kecil dari aspek penyelenggaraan administrasi pemerintahan, narnun demikian SOP di lingkungan Sekretariat DPRD memiliki peran yang besar untuk menciptakan organisasi yang efisien, efektif dan konsisten dalam pemberian pelayanan kepada publik. 

Oleh karena itu, penyusunan SOP menjadi instrumen yang penting untuk mendorong Sekretariat DPRD dalam memperbaiki proses internal sehingga Sekretariat DPRD dapat meningkatkan kualitas pelayanan mereka kepada publik. Pada gilirannya, peningkatan kualitas pelayanan akan meningkatkan akuntabilitas yang pada akhirnya juga akan meningkatkan kepercayaan publik kepada DPRD.*

Penulis: Anom Surya Putra.